机关单位公文排版要求严格，需要遵循一定的规范和标准。通过合理的排版布局，可以增强公文的规范性和可读性，提高工作效率和质量。机关事业单位、国企央企等单位的公文格式是否标准，行文是否正确往往直接关系着单位的形象，也体现一个单位行政办公的水平。本文参照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），使用WPS文档编辑功能，分步讲解如何制作一篇符合规范的公文。

一、页面布局

要求版心156mm×225mm，分22行，每行28字。页面设为A4型，上、下、左、右边距分别设为37mm、 35mm、28mm、26mm,字间距设为：标准，根据1磅=0.3527mm换算，行高约10.2272mm（28.95磅），字宽约5.5714mm（15.8磅），行距设为：固定值28.95磅，即可实现每页22行，每行28字的要求。

1、在页面布局中设置上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，奇偶页不同，页脚25mm。

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2、文档网格设置勾选“指定行和字符网自格”，每行28字，每页22行，字体设置中选择三号字。这样页面设置就基本完成了。

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提示：在视图选项卡中勾选“网格线”，就能清楚看到整个文档的行列布局了。

版头最关键为设置机关标志的大小与设置分隔线位置。

版头内容自上而下包括：份号（1行）、密级（1行）、紧急程度（1行）、发文机关标志（至少2行）、2行空行、发文字号（1行）、分隔线（4mm），所以版头至少需要9行（92mm）。

发文机关标识设置：为方便排版，建议使用文本框输入发文机关标识。

1、发文机关标识基本高度（文本框高度）计算：

92.04mm-35mm（与版心上边缘距离）-30.68mm（下3行文字高度）-4mm（分隔线）=22.36mm（63.4磅）

若要增加发文机关标识高度，则每次增加一行的高度（10.2mm），以达到醒目、美观、庄重的要求。

2、文本框宽度：按照版心宽度156mm设置。

如此设置，这可以保证首页正文正好排满整行。

3、文本框位置设置：

水平相对页边距居中，垂直距页边距下侧3.5cm绝对设置，勾选锁定标记避免移动。

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4、文本框形状格式

设置为无边框、无填充，文本距上下左右边距均为0保证直接到文本框边缘。

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5、字体设置

按如下顺序设置参数

（1）选择合适的字体大小；

（2）设置段落格式为居中，固定行距等于文本框高度或略大于字体大小。

（3）针对文字过多、过少等情况对字体缩放、间距等进行高级设置，使文字正好充满整个文本框。

例：文本框的高度23mm，换算为65磅。

字体大小及设置为61磅（略小于文本框几磅避免被遮挡）。

段落设置为居中对齐，固定行距65磅

缩放设置为58%，间距加宽2磅。

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效果如下：

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发文字号之下4mm(11.34磅)处居中印一条与版心等宽的红色分隔线

设置方法：选中发文字号的段落，点击开始选项卡中的“边框和底纹”选项。在边框选项卡右下角选择应用于“段落”，边框设置为红色，宽度建议3磅，选项中距正文距离设置为5磅。最后点击绘制段落的下边框。

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三号字大小为16磅，字体下边缘距段落下边缘约6.4磅。设置段落边框下距正文约5磅即可,此时分隔线距发文字号下边缘11.4磅（约4.02mm）。

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1.标题：方正小标宋简体二号;标题分一行或多行居中排布，多行时一般采用倒梯形式排布(两行时行间距为单倍行距，超过两行时行间距设为固定值36磅)。

2.正文内容：仿宋-GB2312 三号

这里解释下为什么推荐使用仿宋-GB2312。2012年版《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），关于字体和字号，只规定了公文正文用“仿宋体”， 使用仿宋_GB2312、方正仿宋_GBK 都是符合规范的，为了保持兼容性，推荐使用仿宋-GB2312 。

(三)文中结构层次文中结构层次序数依次可用“一”、“(一)”、“1.”、“( 1 )” 标注(禁止用自动排序);一般第一层用黑体字，第二层用楷体GB2312字体、第三层和第四层用仿宋-GB2312字体。

(四)附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件'二字，后标全角冒号 和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字附件顺序号(如“附 件：1. xxxxxxxx,,);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，与正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题 居中编排在版心第三行(即在“附件'二字下空一行)，附件格式要求同正文。

版记建议使用表格的形式，根据实际情况选择表格的行数。

1、表格的行高与正文行高相同设置为10.4mm，表格固定宽度为版心宽度156mm。

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2、最后一行印发机关和印发日期分两列设置，印发机关左对齐，印发日期右对齐，中间线根据印发机关名称长度调整。

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3、字体为4号仿宋字体，段落行距设置为单倍行距。

4、根据需求绘制分隔线（表格边框），表格上下边框设置为0.34mm（约1磅）粗线，中间分隔线设置为0.25mm（约0.75磅）的细线。

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《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定， 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

1、在页面设置布局中勾选“奇偶页不同”

2、设置奇数页页码，插入普通页码，页码设置选择“一1一”，位置选择“底端外侧”，右对齐空一个字，4号宋体字

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3、页脚底端距离设置为2.5cm

4号字高14磅单倍行距约18磅（6.3mm），所以横线距离字下缘应为3.2mm

页脚底端距离=35mm（版心下边距）-7mm-3.2mm）=24.8mm

此时页码中心横线距版心下边缘约为7mm。

公文版式设置好后可保存为模板使用，也可直接使用WPS 公文版，内置了 19 个公文模板和公文常用字体，均符合 GB / T 9704-2012 标准，同时覆盖 15 种法定公文文种，并支持创建自定义模板；在版面、要素编排、字体设置、标点等方面均符合规范性要求。用户可直接选用模板来完成公文写作，非常方便。